گام‌های برگزاری همایش علمی

اگر تصمیم دارید یک همایش علمی برگزار نمایید و به دنبال برنامه ریزی برای برگزاری منسجم و حساب شده آن هستید، ما شما را در این مسیر همراهی می نمایم. در این مقاله تلاش شده است تا جزئیات برگزاری این نوع گردهمایی ارائه شود.

تعیین برگزارکننده اصلی

اگر تصمیم به برگزاری همایش گرفته اید، لازم است تا در گام نخست کلیات برگزاری را تعیین کنید. برگزارکننده اصلی اولین موردی است که باید از کلیات تعیین شود، چه کسی می خواهد این گردهمایی را برگزار نماید؟ آیا یک یا چند شخصیت حقوقی برگزارکننده اصلی هستند؟ یا یک شخص حقیقی تصمیم به برگزاری گرفته است. معمولاً گردهمایی هایی که یک شخصیت حقوقی برگزارکننده آنان باشد، مقبولیت بیشتری میان شرکت کنندگان دارد. توجه نمایید برگزارکننده، یکی از اصلی ترین عوامل در تعیین اعتبار همایش شماست. دانشگاه ها، انجمن های علمی، انجمن های دانشجویی، شرکت های خصوصی، سازمان ها و ادارات می توانند از جمله برگزارکنندگان باشند.

تشکیل تیم اجرایی و علمی همایش

برای برگزاری همایش، شما به یک تیم اجرایی نیاز دارید و در صورتی که گردهمایی شما از نوع علمی باشد، تشکیل تیم علمی نیز مورد نیاز است. تیم اجرایی، مدیریت امور اجرایی برگزاری را بر عهده خواهد داشت و تمامی مسائل اجرایی و مالی توسط این تیم برنامه ریزی و اجرا می شود. تیم اجرا بایستی از میان افراد باانگیزه و پرانرژی انتخاب شود. در گام نخست، هسته تیم اجرایی تعیین می شود و ممکن است شما به مرور زمان و حسب نیاز، تیم اجرایی را توسعه دهید. لازم است تا از میان اعضای تیم اجرایی، نفری را به عنوان دبیر اجرایی انتخاب نمایید. دبیر اجرایی به عنوان رهبر تیم، مسئولیت ساماندهی و مدیریت تیم و نظارت بر عملکرد را بر عهده خواهد داشت.
تیم علمی نیز از مهم ترین عوامل در تعیین سطح اعتبار یک همایش است. سعی کنید از افراد پذیرفته شده در جامعه علمی و معتبر به عنوان اعضای تیم علمی استفاده نمایید. تیم علمی نیز یک دبیر علمی دارد که نقش راهبری تیم علمی را بر عهده خواهد داشت. تعیین موضوع و محورهای علمی، محورهای پذیرش مقالات، محورهای سخنرانی ، پیشنهاد سخنران ها و … بر عهده تیم علمی خواهد بود. لازم است تا تیم علمی با در نظر گرفتن اهداف، در حوزه علمی، برنامه ریزی دقیقی نماید و برای اجرا در اختیار تیم اجرایی قرار دهد.

همایش علمی

در بسیاری از مواقع، فردی به عنوان دبیر افتخاری انتخاب می شود. دبیر افتخاری فردی است که تیم برگزارکننده را مورد حمایت قرار داده یا مشورت های لازم را به آنان در خصوص نحوه برگزاری ارائه می نماید. دبیر افتخاری با اهدافی همچون افزایش اعتبار گردهمایی انتخاب می شود و معمولاً فرد باتجربه و شناخته شده ای است. رؤسای دانشگاه ها، رؤسای انجمن ها و … از جمله دبیران افتخاری همایش های علمی هستند.
در برخی گردهمایی ها، به دلیل گستردگی برنامه ها و اقدامات تشریفاتی، تیم های جداگانه تشریفات و پشتیبانی تشکیل می شود. در اغلب گردهمایی های بین المللی، تیم های تشریفات به صورت مستقل تشکیل می شوند.

تعیین اهداف همایش

مهم ترین بخش برنامه ریزی، تعیین اهداف همایش است. لازم است برای برنامه ریزی دقیق، اهداف خود را از قبل تعیین کنید. برنامه مد نظر شما آموزشی است یا اقتصادی، مقرر است در این گردهمایی تصمیم گیری در خصوص موضوعاتی انجام شود یا خیر. کارگاه های تخصصی در جنب همایش برگزار خواهد شد یا خیر. تمامی این مباحث، در این بخش تعیین می شود. اهداف شما، مخاطبان شما را نیز تعیین می کنند. براساس اهداف، ممکن است دانشجویان، اساتید، صنعتگران و … را به عنوان مخاطبین اصلی برنامه خود در نظر بگیرید.

تعیین جدول زمان بندی برگزاری همایش

جدول زمان بندی همایش ها، یکی از مهم ترین و پیچیده ترین بخش های برنامه ریزی است. زمان مناسب برگزاری را تعیین کنید. لازم به توجه است که بر حسب مخاطبی که تعریف می کنید، زمان مناسب ممکن است متفاوت باشد، برای مثال اگر دانشجویان مخاطبین شما هستند، فصل امتحانات زمان مناسبی برای برگزاری همایش نیست. آب و هوای محل برگزاری برنامه را نیز در تعیین زمان در نظر بگیرید. برای مثال اگر در منطقه سرد، گردهمایی خود را برگزار خواهید کرد، نباید زمستان را برای برگزاری انتخاب نمایید.
یکی از مسائل مهم در زمان بندی، در نظر گرفتن مقدار زمان مناسب برای اجرای برنامه هایی است که در نظر دارید. برای مثال اگر در برنامه شما، پذیرش مقالات برنامه ریزی شده است، باید زمان کافی برای اطلاع رسانی، پذیرش، داوری و … مقالات را در جدول زمان بندی خود بگنجانید. اگر مهمان یا سخنران خارجی دعوت خواهید نمود، زمان کافی برای انجام تشریفات مربوطه را در نظر داشته باشید.
طول مدت همایش را نیز باید تعیین کنید. اینکه برنامه شما در چه مدت زمانی برگزار خواهد شد، باید در ابتدای کار مشخص شود. برگزاری چند ساعته، یک روزه یا چند روزه مسائل متعددی همچون میزان تشریفات لازم و هزینه های برگزاری را تحت تأثیر قرار خواهد داد.

تعیین گستره برگزاری همایش

بر اساس اهداف می توانید گستره برگزاری همایش را تعیین نمایید. همایش ها می توانند در سطح یک دانشگاه، استان یا منطقه بوده یا ملی و حتی بین المللی باشد. بر اساس گستره ای که انتخاب می کنید، حجم کاری تیم اجرایی تحت تأثیر قرار می گیرد. حجم تشریفات لازم برای همایش هایی با گستره های بزرگ تر بسیار متفاوت از همایش های کوچک تر است. برای مثال در صورتی که برنامه ریزی شما برای سطح ملی باشد، باید برای اسکان مهمانان خود نیز برنامه ریزی نمایید. اگر همایش در سطح بین المللی برگزار شود، لازم است برای ترجمه مباحث و متون نیز برنامه ریزی نمایید.

برآورد هزینه ها و پیش بینی محل تأمین هزینه های همایش

در این مرحله لازم است تا هزینه های برگزاری همایش را پیش بینی نمایید. تمامی برنامه هایی که در دستور کار خود دارید، در نظر بگیرید و هزینه های هر برنامه را جداگانه برآورد نمایید. می توانید برای برآورد هزینه ها، تأمین هزینه ها و مدیریت هزینه ها، تیم جداگانه ای تشکیل دهید. هزینه های همایش می تواند شامل هزینه سالن، هزینه اطلاع رسانی، طراحی سایت، چاپ و انتشارات، اسکان، پذیرایی، حمل و نقل، تشریفات، تهیه پکیج های ویژه همایش، داوری، هدایا و … باشد.
در ادامه بهتر است همکاران برگزارکننده را پیش بینی نمایید و تیمی را برای مذاکره با آنان در نظر بگیرید. همکاران برگزاری همایش می توانند در کاهش و تأمین هزینه ها، همچنین کاهش حجم کاری تیم اجرایی نقش زیادی داشته باشند. همکاران برگزارکننده می توانند در تأمین سالن، طراحی سایت، تأمین محل اسکان و … نیز مشارکت نمایند.
پس از برآورد هزینه، لازم است تا به دنبال تأمین حمایت های نقدی برای برگزاری باشید. افراد واجد شرایط را به عنوان حامی پیش بینی نمایید و تیمی را برای مذاکره با آنان تشکیل دهید.

تهیه چک لیست از فعالیت ها و تقسیم کار همایش

بهتر است چک لیستی از کارهایی که باید برای برگزاری همایش انجام دهید، تهیه کنید. سعی کنید چک لیست دقیقی تهیه نمایید و بارها آن را بررسی کنید تا کاری از قلم نیفتاده باشد. در چک لیست، تمامی امور بزرگ و کوچک را بگنجانید. تأمین سالن، تشکیل تیم اجرایی، تشکیل دبیرخانه، پذیرش مقالات، داوری، هماهنگی با سخنران ها، تشریفات مهمانان خارجی، اسکان مدعوین، شرایط ثبت نام و … همه و همه را در چک لیست یادداشت کنید. بهتر است جدول شما دارای ستونی برای نوشتن نام مسئول اقدام باشد. در این صورت، مسئولیت ها تقسیم می شود و می توانید امور را به درستی پیگیری نمایید. در این جدول ستونی را نیز برای درج زمان بندی قرار دهید تا زمان آغاز و پایان فعالیت ها مشخص باشد. این کار به شما کمک می کند تا طبق برنامه پیش بروید.

همایش علمی

تشکیل دبیرخانه همایش و اخذ مجوزها

در این مرحله لازم است تا نسبت به اخذ مجوزها اقدام نمایید. برای مثال اگر همایش علمی برگزار می نمایید و انجمن علمی یا دانشگاه برگزارکننده اصلی گردهمایی است، باید نسبت به اخذ مجوزهای لازم از مراجع ذیصلاح دانشگاه، همچون معاونت فرهنگی دانشگاه اقدام نمایید. در صورتی که اخذ امتیاز علمی برای مقالات علمی همایش، مد نظر شماست، لازم است تا نسبت به اخذ سایر مجوزها و انجام هماهنگی های مربوطه اقدام نمایید.
تشکیل دبیرخانه نیز از جمله اقداماتی است که در شروع کار برگزاری باید انجام دهید. پس از تعیین محل و آدرس دبیرخانه، شماره های تماس، آدرس سایت و … می توانید اطلاع رسانی خود را آغاز نمایید. دبیرخانه شما قبل از آغاز اطلاع رسانی، بایستی کار خود را آغاز نموده باشد چرا که به محض اطلاع رسانی ممکن است نیاز باشد دبیرخانه پاسخگویی سؤالات تماس گیرندگان باشد.

آغاز اطلاع رسانی همایش

همیشه زمان کافی را برای اطلاع رسانی همایش در نظر بگیرید. در بسیاری از مواقع اطلاع رسانی ضعیف یا زمان ناکافی اطلاع رسانی تمامی زحمات شما را تحت تأثیر قرار می دهد و ممکن است همایش با استقبال کمی مواجه شود. برای اطلاع رسانی از روش های مختلفی استفاده نمایید. قبل از اقدام به اطلاع رسانی، لازم است کانون های جذب مخاطب را تعیین نمایید و روش های پربازده را برای اطلاع رسانی انتخاب نمایید. اطلاع رسانی از طریق پوستر، سایت ها، گروه ها و شبکه های اجتماعی رواج زیادی دارد. در همایش های علمی همکاری با انجمن های علمی برای ثبت نام نیز می تواند بسیار مفید باشد.
طبق چک لیست بقیه امور کاری را انجام دهید. امیدواریم همایش تأثیرگذار و پرمخاطبی برگزار نمایید.