نکات مهم در خصوص اطلاع‌رسانی یک همایش

در این مقاله به نحوه اطلاع‌رسانی یک همایش می پردازیم. هنگامی که تصمیم به برگزاری یک همایش می گیرید، لازم است تا برنامه ریزی های متعددی داشته باشید و اقدامات زیادی انجام دهید تا برنامه های شما به درستی محقق شود. برگزاری همایش یک فرایند پیوسته و مداوم است و برای چند ساعت برنامه، لازم است تا روزها برنامه ریزی کنید و کارهای زیادی انجام دهید. حال فرض کنید از چند ماه قبل در حال برنامه ریزی و پیگیری امور هستید و روز موعود فرا می رسد و برنامه شما با استقبال کمی مواجه می شود. متأسفانه این مسئله در بسیاری از مواقع رخ می دهد و دلسردی تیم اجرایی را فراهم می آورد. در این مقاله تلاش شده است تا نکات مهم در اطلاع رسانی برای جذب شرکت کننده و افزایش استقبال از همایش ارائه شود.
لازم به ذکر است که تنها شیوه ها و اصول اطلاع رسانی، میزان استقبال از رویدادها را تحت تأثیر قرار نمی دهد. هدف گذاری صحیح برای گردهمایی، انتخاب موضوعات جذاب، زمان بندی مناسب برگزاری، اعتبار برگزارکننده، همگی از مسائلی هستند که می توانند در جذب شرکت کننده برای گردهمایی ها مؤثر باشند. در این مقاله به یکی از عوامل یعنی شیوه اطلاع رسانی خواهیم پرداخت.

دسته بندی مخاطبان همایش

اصلی ترین نکته ای که باید در اطلاع‌رسانی یک همایش مد نظر داشته باشید، شناسایی صحیح مخاطبان برنامه شماست. شما باید بدانید که این گردهمایی را برای چه کسانی برگزار می کنید تا بر اساس مخاطبان بهترین شیوه اطلاع رسانی را انتخاب نمایید. از آنجایی که معمولاً همایش ها بیشترین تنوع را در نوع مخاطب دارند، معمولاً لازم است تا از شیوه های متعدد و متنوعی برای اطلاع رسانی استفاده کنید. تمامی مخاطبان را پیش بینی و دسته بندی نمایید. مخاطبینی که تا حدودی مشابه هستند را در یک دسته قرار دهید. برای مثال می توانید دسته بندی را به صورت دانشجویان، اساتید، صنعتگران، سیاست گذاران، مسئولین و … انجام دهید. در گام بعدی بهتر است جدولی آماده کنید و پس از درج هر یک از دسته ها در یک ستون، ستون دیگری را برای انتخاب روش اطلاع رسانی مشخص کنید. می توانید از افراد باتجربه در خصوص روش های اطلاع رسانی مؤثر برای هر یک از گروه ها پرس و جو نمایید.

اطلاع‌رسانی یک همایش

انتخاب شیوه های مؤثر اطلاع رسانی همایش

بهترین راهکار برای انتخاب شیوه های موثر اطلاع‌رسانی یک همایش، شناخت مخاطبان است. در صورتی که سلیقه مخاطبان خود را بشناسید می توانید بهترین شیوه اطلاع رسانی را انتخاب نمایید. همان طور که گفته شد، افراد باتجربه می توانند راهنمای خوبی باشند. برای مثال معمولاً شیوه مؤثر اطلاع رسانی برای دانشجویان مقاطع مختلف متفاوت است. دانشجویان عموماً از طریق انجمن های علمی در برنامه ها و گردهمایی ها شرکت می کنند ولی دانشجویان تحصیلات تکمیلی با بررسی سایت های معتبر از برگزاری همایش ها مطلع می شوند. پوسترها تا حدودی برای جذب تمامی گروه از دانشجویان و اساتید مؤثر است ولی معمولاً اساتید بیشتر به پوسترها توجه می نمایند.

بنرها بیشتر از پوسترها مورد توجه قرار می گیرند. شناسایی مناطق پرتردد مخاطبان و نصب بنر می تواند بسیار مؤثر باشد. برای مثال شما می توانید با نصب بنر در برابر کتابخانه ها، دانشگاه ها و … در جذب دانشجویان مؤثر عمل نمایید.
در جذب مجامع علمی نباید از دنیای اینترنت غافل شوید. شما می توانید دانشجویان را از طریق شبکه های اجتماعی یا سایت های معتبر اطلاع رسانی کنفرانس ها و گردهمایی ها جذب نمایید. بهتر است برای برنامه خود سایتی در نظر بگیرید. البته ضرورتی ندارد که سایت شما مستقل باشد بلکه می توانید از بستر سایت های پرمخاطب مثل سایت دانشگاه و … استفاده نمایید.
برای اطلاع رسانی همایش های عمومی می توانید از بیلبوردهای شهری، تبلیغات تلویزیونی و … استفاده نمایید. این روش کمتر برای همایش های علمی مورد استفاده قرار می گیرد. سخن آخر این که از روش های متعدد و متنوع و متناسب با مخاطب خود استفاده نمایید.

زمان مناسب و کافی برای اطلاع رسانی همایش

یکی دیگر از مباحث مهم و تأثیرگذار در جذب شرکت کننده برای همایش، انتخاب زمان مناسب اطلاع رسانی و البته زمان کافی اطلاع رسانی است. برای مثال اگر دانشجویان مخاطب شما هستند شاید تابستان زمان مناسبی برای اطلاع رسانی نباشد چرا که اغلب دانشجویان تردد کمی در دانشگاه در این فصل دارند. از طرفی لازم است تا زمان کافی را نیز برای اطلاع رسانی در نظر بگیرید. به ویژه اگر همایش شما از نوع علمی بوده و مقرر است پذیرش مقالات داشته باشید. ممکن است محقق یا دانشجویی با دیدن پوستراطلاع رسانی شما تصمیم به تدوین مقاله از پژوهش خود بگیرد، پس لازم است زمان کافی را در نظر داشته باشید. هر چند معمولاً ثبت نام ها و ارائه مقالات در روزهای پایانی مهلت تعیین شده بیشتر است اما بهتر است زودتر نسبت به اطلاع رسانی اقدام نمایید.

تناوب و تکرار اطلاع رسانی همایش ها

یکی از مهم ترین مسائل در جذب مخاطب برای همایش، تناوب و تکرار اطلاع رسانی است. تلاش نمایید با فواصل زمانی مشخصی، گردهمایی را به مخاطبان یادآوری کنید. به ویژه اگر همایش شما علمی است و برای پذیرش مقالات زودتر اطلاع رسانی کرده اید. از تکرار اطلاع رسانی دلسرد نشوید. این روش در افزایش تعداد مخاطب بسیار مؤثر است.

از همکاری دیگران برای اطلاع رسانی همایش خود استفاده نمایید

استفاده از ظرفیت های موجود برای اطلاع رسانی اهمیت زیادی در جذب مخاطب دارد. کانون های جذب مخاطب را شناسایی کنید و از همکاری این کانون ها برای افزایش استقبال از همایش خود بهره مند شوید. در خصوص اطلاع رسانی رویدادهای علمی موارد زیر یادآوری می شود:
• ثبت و اطلاع رسانی گردهمایی از طریق سایت های معتبر
فراموش نکنید بیشتر محققان، دانشجویان و اساتید از سایت های معتبر برای انتخاب همایش ها استفاده می کنند پس حتماً گردهمایی خود را در این سایت ها به ثبت برسانید.
• همکاری با انجمن های علمی و دانشجویی.
یکی از بزرگ ترین کانون های جذب انجمن های علمی و دانشجویی هستند. شما می توانید با انجمن های علمی و دانشجویی مرتبط با همایش خود رایزنی نموده و از آنان بخواهید برنامه شما را میان اعضای خود اطلاع رسانی نمایند.
• اطلاع رسانی همایش در سایر همایش های معتبر
شما می توانید گردهمایی های معتبر دیگر را در حوزه فعالیت برنامه خود شناسایی نموده و با دبیرخانه این برنامه ها، برای اطلاع رسانی همایش خود استفاده نمایید. این کار می تواند در توسعه روابط و تعاملات شما و به اشتراک گذاری تجارب نیز بسیار مؤثر باشد.

نکاتی در خصوص طراحی پوستر همایش

مشخص است که هر چه پوستر شما زیباتر و گیراتر باشد، مخاطبین بیشتری را به خود جذب می نماید. سعی کنید در انتخاب سبک طراحی، سلیقه مخاطبان خود را نیز در نظر بگیرید. استفاده از برخی رنگ ها می تواند در خصوص گردهمایی های علمی مؤثرتر باشد. می توانید از اصول روانشناسی رنگ نیز برای انتقال پیام های خود در همایش های علمی استفاده نمایید. پوسترها، معمولاً دارای اطلاعات مشخصی هستند که عبارتند از :
عنوان و محورهای همایش، زمان بندی ها، محل برگزاری، برگزارکنندگان و حامیان، لیست کارگاه ها و سخنرانی های اصلی؛ آدرس دبیرخانه و راه های ارتباطی.
فراموش نکنید پوستر هایی با حجم اطلاعات زیاد کمتر مورد توجه مخاطبان قرار می گیرند. تلاش نمایید تا فقط اطلاعات اصلی و کلیدی را در پوستر بگنجانید. اگر جزئیات بیشتری مورد نیاز است، می توانید برای کارگاه ها و سخنرانی ها، پوسترهای جداگانه ای طراحی کنید. البته تعدد زیاد پوسترها نیز می تواند باعث سردرگمی مخاطب شود. در این کار زیاده روی نکنید.
در بسیاری از همایش های معتبر، کتابچه اطلاعات ثبت می شود. در این کتابچه می توانید تمامی اطلاعات در خصوص برنامه خود از جمله دبیر علمی و افتخاری، محورهای همایش، سخنرانی ها، معرفی سخنران ها، کارگاه ها، سرفصل هایی که در کارگاه ها تدریس می شوند و … را درج نمایید. برای مدیریت هزینه ها، می توانید این فایل را به صورت الکترونیکی و از طریق سایت رویداد، در اختیار مخاطبان و علاقه‌مندان قرار دهید.

اطلاع‌رسانی یک همایش

اطلاع رسانی همایش های مسلسلی

اگر قصد دارید، همایش های مستمری برگزار نمایید بهتر است از فرصت استفاده کنید و برای گردهمایی آینده نیز اطلاع رسانی کنید. همایش های مسلسلی معمولاً گردهمایی های معتبری هستند که با تناوب مشخصی برگزار می شوند. در این نوع برنامه ها، بهتر است برای همایش آینده نیز برنامه ریزی نمایید تا از برنامه فعلی برای اطلاع رسانی برنامه آتی استفاده نمایید. رونمایی از پوستر رویداد آینده در گردهمایی فعلی، رواج بسیار زیادی دارد. البته باید دقت کنید که برنامه ریزی دقیقی داشته باشید و اطلاعاتی را اعلام نمایید که در خصوص قطعیت آن اطمینان دارید چون اطلاع رسانی و تغییر اطلاعات می تواند به اعتبار برنامه شما لطمه بزند.

مدیریت هزینه ها در اطلاع رسانی همایش

یکی از مهم ترین مسائل در خصوص اطلاع رسانی همایش ها، مدیریت هزینه هاست. در انتخاب روش های اطلاع رسانی هزینه ها را مد نظر داشته باشید. هزینه های اطلاع رسانی می تواند، در افزایش هزینه های برگزاری، نقش بسیار زیادی داشته باشد. ضمن انتخاب روش های مؤثر با هزینه های معقول، تلاش نمایید از ظرفیت همکاران و حامیان نیز برای اطلاع رسانی استفاده نمایید. برای مثال در همایش های علمی می توانید از انجمن ها بخواهید به ازای مشارکت در اطلاع رسانی، به عنوان حاملی برگزاری معرفی شوند.